Falta de gestão faz com que vários profissionais de saúde bucal, fechem seus consultórios

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São inúmeros os erros de gestão cometidos por profissionais de saúde, vale a pena conhecer algumas dicas de como não cometê-los

Por Samya Rocha, cirurgiã dentista e consultora de implantação e gestão de consultórios odontológicos

Muitos são os profissionais que atuam na área de saúde bucal, e sem que percebam, acabam por cometerem erros na gestão de seus consultórios, muitas das vezes por falta de conhecimento e de um planejamento.

Existem algumas regras básicas que devem ser seguidas, para o profissional de saúde bucal que almeja ter sucesso não só nos tratamentos, atendimentos, mas na gestão de sua clínica ou consultório bucal.

Vejam as dicas:

1- Simpatia dos funcionários

É comprovado que o primeiro contato do cliente – seja pessoalmente ou via telefone, pode interferir no seu humor. Se ele se depara com uma pessoa simpática, educada e percebe que o profissional que o atende está ali pensando verdadeiramente em ajudar a solucionar o seu problema, ele se sentirá acolhido e satisfeito. Saber lidar com diferentes pessoas e personalidades, é fundamental. Portanto, não poupe esforços em investir em atendimento humanizado e capacitação dos seus funcionários.

2- Atrasos profissionais x pacientes

Os atrasos dos profissionais são bastante prejudiciais, tanto para ele, quanto para o paciente que o está aguardando. É importante levar em consideração que todo mundo tem compromissos diversos, portanto, em caso de imprevistos, realize medidas emergenciais, como ligação direta para o paciente, envio de SMS ou até mensagem no WhatsApp, se for o caso.

Já com relação aos pacientes, uma maneira proativa de minimizar esquecimentos ou atrasos por parte deles, é enviando lembretes com antecedência – que podem ser tanto por SMS quanto via WhatsApp, quanto mais prático for, melhor. Dessa forma, ele lembrará que tem consulta marcada, e se não puder ir, já avisa com antecedência.

3- Desconhecer a saúde financeira do consultório

Na administração do consultório, se você não sabe quanto gasta, não saberá quanto deve cobrar. Portanto, além de se cercar de profissionais especializados na área financeira e contábil, é importante que se tenha conhecimento das receitas e despesas, a fim de otimizar seus ganhos e reduzir seus custos. Em uma clínica médica, onde o tempo se divide entre pacientes e tantos outros afazeres, controlar o orçamento financeiro passa a ser um diferencial competitivo dos mais importantes.

4- Não traçar metas claras

Ao traçar uma meta, é possível projetar onde se quer estar em determinado período de tempo. Tendo isso em vista, é natural que toda a equipe esteja mobilizada a entrar em ação para cumpri-las. Crie metas conforme a responsabilidade e competência de cada integrante do consultório. Tudo tem que estar bem redondo e explicado para gerar completo entendimento da importância do alcance das metas pelos colaboradores, inclusive, mencionando que o crescimento da empresa é fundamental e necessário para que valha a pena manter o consultório aberto, logo, para manter o emprego deles.

5- Deixar de investir em mídia

Acontece muitas vezes do profissional já possuir uma boa carteira de clientes, mas, ao abrir sua clínica, não consegue aumentar esse número. Um dos motivos para isso é a falta de investimento em marketing. Atrair mais pacientes é essencial para o crescimento da clínica, afinal, são eles os responsáveis pelo andamento do negócio.

Para que outras pessoas conheçam o seu consultório, é imprescindível que você se preocupe em fazer uma divulgação adequada para ele, que pode, inclusive, ser feita com poucos custos e utilizando a internet com a criação de um site institucional, uma página no facebook e um perfil no instagram, por exemplo. Mas, não esqueça, além de divulgar, é importante fidelizar os clientes, pois o boca a boca é parte essencial no ramo da saúde. Não deixe de ouvir a satisfação dos pacientes e se aperfeiçoar com o feedback do seu público.

6- Não investir em Software de Gestão de Consultório

A tecnologia hoje é uma realidade, e por isso, os softwares de gestão de consultório são uma ótima maneira de organizar e gerir tudo o que está relacionado ao consultório e seus processos. Além de serem fáceis e intuitivos de se aprender a usar, eles têm uma série de funcionalidades que facilitam o trabalho da equipe e do profissional, como por exemplo: cadastro de pacientes; organização de agendas; agendamento de consultas e prontuários. Além disso, os sistemas são integrados e todo o fluxo de caixa fica centralizado em uma só plataforma. Como consequência, fica muito mais fácil comparar informações, conferir dados de entrada e saída e fazer uma análise financeira completa. Toda essa agilidade e facilidade de gerenciamento de dados tem impacto positivo no processo de tomada de decisões envolvendo as possibilidades de crescimento e lucratividade da clínica.

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