A importância do Controle de estoque de Materiais Odontológicos

Samya Rocha
Por Samya Rocha, cirurgiã dentista, especialista em consultoria para implantação e gestão de consultórios odontológicos e colaboradora do site Na Pauta Online.

Controlar saídas e entradas de estoque torna-se algo de extrema importância, seja por uma planilha eletrônica, seja por um sistema de entrada e saída, ou mesmo por anotações.

Muitas das vezes direciona-se esta tarefa a um atendente ou mesmo o assistente do consultório odontológico, o que na maioria das vezes não é recomendado, visto que o atendente além de atender ligações, agendar e marcar consultas, pode deixar a tarefa do controle de estoque em terceiro plano, da mesma maneira pode acontecer com o assistente do consultório.

A boa gestão do seu estoque envolve não apenas o controle de entrada e saída dos materiais, mas a boa compra, baixo estoque de produtos com pequeno giro, controle eficiente sobre materiais com prazo de validade curto e, sobretudo o controle sobre os materiais consumidos pelos odontólogos da sua clínica.

Várias clinicas compostas por diversos consultórios não conseguem fazer o controle real de entrada e saída de estoques, o que pode causar prejuízo, desperdício e até mesmo a falta de estoque.

Avaliando esta situação, pode-se dizer que um único funcionário deverá ficar responsável no controle do estoque de materiais, e investir em um bom treinamento desse funcionário é muito importante, mostrando-lhe inclusive, como a colaboração e o efetivo bom desempenho por parte dele, podem ser fundamentais e influenciar na boa administração da clinica.

Em nossas consultorias às clinicas odontológicas, fazemos questão de frisar ao funcionário que faz o controle de materiais, qual a magnitude do impacto que os estoques com curto prazo de vencimento, podem causar no que diz respeito a eliminação dos mesmos, e a influencia que isto tem no bom desempenho dos consultórios.

Outro ponto a ser observado é que as compras maiores (em quantidade) são apenas para os materiais com maior giro. Não é necessário ter um estoque alto de materiais caros ou de pouca usabilidade. Pelo contrário.

Fazer este tipo de controle não está ligado apenas as clinicas de grande porte.

O desperdício e o prejuízo podem vir independente do tamanho da clinica ou da quantidade de consultórios que existem, o que recomendamos seria a adequação de um controle focado como o uso de um software para gestão de clinicas odontológicas.

Um software odontológico adequado à suas necessidades específicas, gerarão relatórios claros, uma vez que se faça o correto preenchimento dos dados no programa.

Relatórios que cruzam informações como a produção do dentista e o consumo do estoque,  podem indicar desperdício de material e apontar para uma necessidade de treinamento do profissional para o uso correto de determinado material.

Veja alguns dos pontos importantes para um controle com boa gestão de estoque:

Revisar e anotar sempre as datas de vencimento dos materiais em estoque;

Sempre fazer uma lista do estoque e conferir na planilha se o estoque esta próximo de acabar, e anotar para que não falte material;

Avaliar quais materiais são mais utilizados e quais terminam primeiro, fazendo uma planilha de estocagem;

Ter uma planilha com controle de consumo de materiais de cada profissional;

Otimizar essas anotações utilizando um programa de computador especifico para o controle de estoques e despesas.

O objetivo é melhorar estes processos e aumentar a rentabilidade da clínica.

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